为加快机构编制信息化管理步伐，进一步规范完善机构编制档案管理，江苏徐州市编办对全市机关事业单位机构、编制等信息资料进行全面认真的收集、整理，并系统分类、扫描、录入，初步建立起了全市机关事业单位机构编制电子档案，为机构编制日常管理提供方便，为机构编制档案提供有效保护。

　　一是加强组织领导，开展业务培训。徐州市编办高度重视电子档案工作，将档案工作作为加强和规范机构编制工作的重要内容，纳入办公室会议议事日程，适时召开会议，对电子档案整理工作进行部署，对档案整理的目的、意义以及重要性和必要性进行学习，并要求各处室档案员必须从思想上、行动上重视此项工作，要求编办全体干部全力配合，统一思想，提高认识。为全面提高档案管理人员的业务素质，市编办积极组织档案管理人员进行电子档案管理业务知识培训，学习了相关法律法规和档案管理知识。确保档案管理人员熟悉电子档案专业知识，以利于更好的开展档案管理工作。

　　二是强化硬件配备，健全管理制度。为切实做好电子档案的收集整理、保管和利用等工作，专门配置了电脑、扫描仪等设备，用于电子档案的管理工作，为开展编办电子档案管理工作创造了良好条件。同时，为切实做好电子档案管理规范化工作，根据公文处理相关规定，结合编办工作实际，制定、印发了《徐州市机构编制委员会办公室机构编制文档管理制度》，明确了电子档案工作的总体目标、职责分工和管理要求，特别是对电子档案的归集、整理、管理等工作做出严格规定，并将电子档案工作纳入机关年终考核，作为处（室、局）、个人评优评先的依据。

　　三是细化归档程序，规范建立数据库。电子文档的归档整理，由各处（室、局）每年年底对收集范围内的非涉密的各类文字资料由电子档案管理人员集中整理，先进行分类、编号，然后统一扫描成PDF格式的电子档案，建立数据库。前期扫描完成后，对电子文档进行编辑、归档，统一按照“文件字号＋机关全称＋文件全部标题”的格式命名，并将其进行OCR处理，以便后期使用时可按照文件内容搜索。